Personvernerklæring

1. Formålet med behandlingen

Forskerforbundet er en fag- og interesseorganisasjon som har til formål å bedre lønns- og arbeidsvilkårene innen forskning og høyere utdanning og å ivareta medlemmenes økonomiske og yrkesmessige interesser.

Det er helt sentralt for Forskerforbundet å ha tillit fra våre medlemmer og andre brukere, og vi tar ditt personvern på alvor. All behandling av personopplysninger skjer i henhold til norsk personvernlovgivning. Forskerforbundet tilbyr medlemskap i arbeidstakerforening, forsikringsordninger, samt kurs, konferanser, tidsskrift og nyhetsbrev.

For at vi skal kunne gjøre jobben vår og oppfylle vårt formål, er vi avhengig av å benytte flere personopplysninger om deg. Denne personvernerklæringen beskriver hvordan og hvorfor Forskerforbundet behandler, samler inn og benytter opplysninger om våre medlemmer, kurs- og konferansedeltagere og andre som er i kontakt med Forskerforbundet.

Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på å kjenne til når det samles inn opplysninger om deg og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger. Den beskriver også hvordan vi beskytter ditt personvern og gir informasjon om dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

Forskerforbundet ved generalsekretær Birgitte Olafsen er behandlingsansvarlig for vår behandling av personopplysninger om deg.

Forretningsadresse: Tullins gate 2, 0166 OSLO
Postadresse: Postboks 1025 Sentrum, 0104 OSLO
E-post: post@forskerforbundet.no
Telefon: 21 02 34 00
Organisasjonsnummer: 971 422 505

2. Generelt om behandlingen

Forskerforbundet behandler opplysninger om medlemmer som ledd i å være en fagforening og for å utføre oppgaver knyttet til dette. Når du melder deg inn i Forskerforbundet, deltar på medlemsaktiviteter, svarer på medlemsundersøkelser eller på annen måte benytter forbundets medlemsservice eller tjenester, har vi behov for å behandle opplysninger om deg for å kunne ivareta våre oppgaver. Hvilke personopplysninger vi behandler avhenger av omstendighetene og av hvilke tjenester og aktiviteter du benytter deg av.

Forskerforbundet er underlagt følgende lovgivning som påvirker hvordan vi behandler personopplysninger og hvordan vi kan oppfylle dine rettigheter: 

• Personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR) (1) angir prinsipper for behandling av personopplysninger og den registrertes rettigheter. Som hovedregel skal den behandlingsansvarlige av eget tiltak gi informasjon til den registrerte ved innsamling av personopplysninger, slik det følger av personvernforordningen artikkel 13 og 14.
• Forsikringsavtaleloven gjelder dersom du kjøper forsikring.
• Regnskapsloven gjelder for alle som har vært medlem, vært ansatt eller kjøpt tjenester eller produkter av Forskerforbundet.
• Markedsføringsloven gjelder ved markedsføring.
• Vi utveksler informasjon om medlemmer og lønnstrekk med alle involverte arbeidsgivere. Denne ordningen har i enkelte tariffområder hjemmel i hovedavtalen mellom partene i arbeidslivet.

Forskerforbundet en privat organisasjon og er ikke underlagt arkivloven, forvaltningsloven eller offentlighetsloven.

3. Når du melder deg inn i Forskerforbundet

Forskerforbundet registrerer personopplysninger om våre medlemmer for å kunne ivareta vår funksjon som en fag- og interesseorganisasjon for ansatte i forskning, høyere utdanning og kunnskapsformidling. For at Forskerforbundets ansatte og tillitsvalgte skal kunne utføre slike oppgaver, og for at vi skal nå frem til deg med informasjon som er interessant og viktig for deg som medlem, trenger vi informasjon om deg.

Personopplysningene som er registrert vil i det vesentlige være innhentet fra den registrerte selv, men kan også være innhentet fra tredjeparter, f.eks. tillitsvalgte.

Ved innmelding vil du inngå en avtale om medlemskapet og samtykke til ulike tjenester du ønsker utover selve medlemskapet.

Følgende tjenester inngår i medlemskapet og vil etableres ved innmelding:

• Trekk i lønn av kontingent:
  Arbeidsgivers trekk i lønn av kontingent er den dominerende kontingentordningen i offentlig sektor, der vi har de fleste av våre medlemmer. Dette er vanlig praksis i alle større arbeidstakerforeninger.

• Trekk i lønn av kollektiv gruppelivsforsikring:
  Den kollektive gruppelivsforsikringen trekkes i lønn. De fleste av medlemmene ønsker denne forsikringen med trekk i lønn. Det er mulig å reservere seg i ettertid.

Som en del av ditt medlemskap vil vi sende deg:

• Fagbladet Forskerforum:
  Gratis abonnement på medlemsbladet Forskerforum inngår i medlemskapet. Du kan når som helst stoppe abonnementet ved å kontakte oss.

• Nyhetsbrev:
  Gratis abonnement på elektronisk nyhetsbrev fra Forskerforbundet inngår i medlemskapet. Du kan når som helst stoppe abonnementet via lenke i nyhetsbrevet, eller ved å kontakte oss.

• Viktig informasjon:
  Annen viktig informasjon som inngår i medlemskapet, for eksempel om lønnsoppgjør, streik og uravstemning.

• Invitasjon til å delta i medlemsundersøkelser:
  Medlemsundersøkelser gjennomføres av og til og er viktige redskap for Forskerforbundet. Gjennom disse undersøkelsene får forbundet viktig informasjon om hva som er viktig for våre medlemmer og hvordan Forskerforbundet skal satse fremover. Deltagelse i medlemsundersøkelser er frivillig.

• Informasjon om produkter og tjenester
  som inngår i medlemskapet, f.eks. forsikringer og kurs.

Avtalen du inngår med Forskerforbundet ved innmelding og som utgjør selve medlemskapet krever at forbundet lagrer informasjon om deg som er nødvendig for å kunne oppfylle avtalen. Det er:

• Navn og kontaktinformasjon (e-post, adresse, telefon)
• Fødselsnummer (nødvending for rapportering til myndigheter)
• Medlemskapstype og dato for innmelding (og eventuelt utmelding)
• Informasjon om stilling, arbeidssted, studiested og arbeidsgiver

Din e-postadresse vil ikke bli benyttet til andre formål enn enkel korrespondanse med sekretariatet og valgte nyhetsvarsler. Sensitive personopplysninger skal sendes per post.

Dersom et medlem får juridisk bistand gjennom Forskerforbundet vil dokumenter av sensitiv karakter bli lagret i juridisk seksjon gjennom saksbehandlingen. Disse blir arkivert etter gjeldene rutiner for slike opplysninger.

4. Når du deltar på kurs/konferanser

Forskerforbundet har en rolle i forbindelse med organiseringen av kurs for medlemmer og tillitsvalgte som en del av opplæringen i det å jobbe som tillitsvalgt. I den forbindelse trenger derfor Forskerforbundet å lagre informasjon om deltakere på kurs i regi av Forskerforbundet.

Opplysningene som lagres i forbindelse med kurs er opplysninger kursdeltakeren selv gir forbundet. Dette inkluderer fornavn, etternavn, fødselsdato, e-postadresse, telefonnummer og adresse. Øvrige opplysninger som kan tenkes registrert er opplysninger om allergier og annet i forbindelse med administrasjon av selve kursarrangementet.

Det ovenstående gjelder også for deltakere som ikke er medlemmer.

Formålet er at vi skal kunne sende ut informasjon om kursplass, program, kursbevis og andre praktiske opplysninger. Personopplysninger vi får inn ved påmelding til kurs blir benyttet for å administrere kurset og for eventuell planlegging av nye kommende kurs. Informasjon om at du har deltatt på et kurs vil lagres så lenge det er nødvendig for å dokumentere at du har deltatt på et kurs. Opplysninger som ikke lenger er nødvendig for formålene angitt ovenfor skal slettes, med mindre det er nødvendig å oppbevare opplysningene etter lov.

5. Lagring og sletting

Vi lagrer følgende informasjon om deg som medlem:

• Kontaktopplysninger
• Medlemsinformasjon og kontingentinformasjon
• Informasjon om arbeidssted/arbeidsgiver/stilling
• Forsikringsinformasjon
• Eventuelle tillitsverv
• Kurs du har deltatt på
• Juridisk bistand/bistand i tariffspørsmål

Informasjonen oppbevares så kort tid som mulig etter utmelding, men vi må opprettholde kravene ihht. gjeldende lovverk:

• Er du medlem uten forsikring krever regnskapsloven at vi beholder nødvendig informasjon om medlemskapet i 5 år etter utmelding.
• Juridisk informasjon lagres så lenge det er nødvendig for saken og for øvrig i 10 år etter at saken er avsluttet. Formålet er å kunne dokumentere hva som har skjedd i saken. Informasjonen behandles konfidensielt og for det formål å gi juridisk bistand, og vil ikke bli benyttet til andre formål.
• Kjøper du forsikringer vil forsikringsavtaleloven kreve at vi beholder nødvendig informasjon om medlemskapet i 20 år etter utmelding, for eventuelle fremtidige dokumentasjonsbehov.

6. Parter

I personvernforordningen er «behandlingsansvarlig» definert som den som «alene eller sammen med andre bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke midler som skal benyttes».

I avtaler med bank eller forsikringsselskap er det disse aktørene som bestemmer hvilke opplysninger som er nødvendige for å oppnå formålet med behandlingen, hva de skal brukes til og hvordan disse skal behandles. Banker og forsikringsselskap er derfor å anse som «behandlingsansvarlige» ihht. ordningen og vi har ikke inngått egne avtaler med dem.

I forbindelse med ulike andre tjenester i medlemsadministrasjonen bruker vi til tider eksterne leverandører som utfører oppgaver på våre vegne. Vi har inngått databehandleravtaler med disse, for å sikre at behandlingen av opplysningene er i samsvar med personvernregelverket og våre krav til behandling av personopplysninger.

Alle våre databehandlere er i Europa. Hvis du har spørsmål om hvilke databehandlere vi benytter, kan du ta kontakt med oss på tlf: 21 02 34 00.

7. Utlevering av personopplysninger

Vanligvis er det kun e-postadresse som utveksles i forbindelse med utsendelser. Vi utveksler også informasjon om medlemmer og lønnstrekk med alle involverte arbeidsgivere. Denne ordningen har hjemmel i hovedavtalen mellom partene i arbeidslivet, og vi har ikke databehandleravtale med disse enkeltvis.

Utlevering av personopplysninger vil kun skje dersom det er nødvendig for å ivareta Forskerforbundets lovpålagte forpliktelser og til de formål som er beskrevet over. Eksempelvis vil personopplysninger bli utlevert i forbindelse med relevante forsikringsordninger.

Det overføres ikke personopplysninger til land utenfor Europa.

8. Sikkerhet ved bruk av Min side

Ved innlogging på forskerforbundet.no må et medlem logge på med brukernavn og selvvalgt passord. Ved førstegangs pålogging vil du kunne generere et midlertidig passord ved å bruke funksjonen ‘glemt passord’.

I tillegg gjelder følgende:

• Kommunikasjonen mellom deg og Forskerforbundet er kryptert med SSL.
• Pålogging ved bruk av brukernavn og passord sørger for at sidene blir personalisert i forhold til hvem du er. I tillegg henter vi ut og viser hvilke aktive personopplysninger vi har registrert om deg i vårt medlemssystem. Du har også via Min side mulighet for å oppdatere personopplysninger om deg.
• Opplysningene er kun tilgjengelige for deg. Tillitsvalgte har ikke noen generell tilgang til Forskerforbundets medlemsregister, men vil ha tilgang til opplysninger om egne medlemmer i eget lokallag.
  Videre vil ansatte og politisk valgte i Forskerforbundet som har behov for tilgang til opplysninger om våre medlemmer, ha mulighet til å se de relevante opplysningene vi har registrert om deg.

9. Nettstatistikk og informasjonskapsler (cookies)

Forskerforbundet bruker ulike analyseverktøy og informasjonskapsler (cookies) på våre nettsider for å sikre kvaliteten og brukeropplevelsen. Vi lagrer ikke informasjon som kan identifisere deg personlig.

Informasjonskapsler, eller cookies, er små tekstfiler som vårt nettsted lagrer på din datamaskin. Da kan vi gjenkjenne deg som bruker og gi deg tilpasset innhold og tjenester når du besøker forskerforbundet.no. Informasjonskapslene inneholder ikke personopplysninger.

Ved å endre innstillingene på din datamaskin kan du forhindre bruk av informasjonskapsler. Du kan også slette informasjonskapsler på maskinen din etter å ha besøkt et nettsted.

Les mer om bruk av informasjonskapsler på forskerforbundet.no

Som publiseringsverktøy (CMS) bruker vi Enonic.

Vi bruker Facebook piksel, for å spore og forbedre våre markedsføringskampanjer på Facebook.

Vi bruker Matomo Analytics for å registrere og analysere anonymisert statistikk for besøk på vårt nettsted. Informasjonen som lagres i Matomo inneholder ikke identifiserbare personopplysninger, men aggregert statistikk om dine bevegelser på sidene våre. Vi bruker statistikken til å forstå hvordan besøkende navigerer på nettstedet og for å forbedre og videreutvikle informasjon og tjenester.

10. Bruk av e-post og sikkerhet

Henvendelser ved bruk av felles e-postadresser post@forskerforbundet.no eller minside@forskerforbundet.no kan benyttes til enkle spørsmål, og besvares hovedsakelig fortløpende med svar per e-post. Vi har foreløpig ingen avtaler om kryptert e-post eller Digipost og konfidensielle opplysninger mellom partene må derfor utveksles per post.

Saker som krever grundig saksbehandling eller som Forskerforbundet har definert som arkivverdig, blir registrert i vårt dokumenthåndteringssystem. Svar på slike henvendelser blir normalt sendt som brevpost hvis det er behov for konfidensiell behandling. 

Vær oppmerksom på at bruk av e-post har mange svakheter som gjør at fortrolige opplysninger kan komme på avveie. Send alltid sensitive eller fortrolige opplysninger med post.

Arkivverdige henvendelser som er besvart per e-post blir lagt i en egen database. Denne databasen blir brukt av Forskerforbundet til å holde oversikt over typer av henvendelser og for å effektivisere vår saksbehandling. Basen er tilgangsstyrt med tilgang bare for saksbehandler og dennes faglige leder.

11. Andre rettigheter for den registrerte

Som medlem eller tidligere medlem har du rett til å anmode Forskerforbundet om innsyn i, korrigering av eller sletting av personopplysninger. I tillegg kan du protestere mot eller be om begrensning av behandlingen av personopplysningene, samt be om å få overført dine personopplysninger til en annen virksomhet.

Vi vil besvare din henvendelse så fort som mulig og senest innen 30 dager. 

12. Klager

Eventuelle klager på Forskerforbundets behandling av personopplysninger om deg, kan rettes til Datatilsynet. Du finner informasjon om dette på www.datatilsynet.no.

13. Endringer

Hvis det skulle skje endringer i vår behandling av personopplysninger som krever oppdatering av denne personvernerklæringen vil du bli informert om det. Oppdatert informasjon vil alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside www.forskerforbundet.no.

Hvis du har spørsmål eller andre henvendelser vedrørende personvern knyttet til vår virksomhet, kan du ta kontakt med personvernombud Christoffer Hjelde, christoffer.hjelde@forskerforbundet.no.

 

_____

(1) General Data Protection Regulation (2016/679)